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Thema der Woche 36. KW

Erfolg ist kein Zufall - Messebesuche richtig vor- und nachbereiten

von Susanne Görsdorf-Kegel, freie Journalistin, Hamburg

Messebesuche sind für Unternehmer wichtige Informationsveranstaltungen, und Kontaktbörsen. Unternehmer sollten daher die Chancen, die wichtige öffentliche Branchenereignisse bieten, nutzen, indem sie sich frühzeitig auf diese vorbereiten. Mit der reinen Kontaktpflege auf Messen ist es dabei allerdings nicht getan – erst durch die richtige Nachbereitung wird ein Messebesuch für Aussteller und Besucher zu einem dauerhaften Erfolg.

Fachmessen werden regelmäßig von einem interessanten und vielfältigen Rahmenprogramm flankiert. Häufig halten prominente Gastredner aus Politik und Wirtschaft vorort interessante Vorträge zu einer Vielzahl von Themen, die allein schon einen Messebesuch wert sind. Sinn eines Messebesuchs ist es aber nicht in erster Linie, in einem abgedunkelten Raum zu sitzen und passiv einem Referenten zu lauschen, auch wenn die Vermittlung von Wissen und die Weiterbildung sicher wichtig sind. Für Sie als Unternehmer bieten sich auf einer Messe vielfältige Möglichkeiten zur Pflege von Kontakten, die Sie unbedingt nutzen sollten.

Rechtzeitige Vorbereitung

Wenn Sie planen, auf einer Fachmesse mit einem Stand vertreten zu sein, sollten Sie ihn frühzeitig buchen und mit den technischen Vorbereitungen rechtzeitig beginnen beziehungsweise die entsprechenden Aufträge an Handwerker und Servicefirmen vergeben. Auch die Entscheidung, wer aus Ihrem Unternehmen während einer Messe vor Ort ist, sollte nicht in letzter Minute erfolgen, damit die Mitarbeiter sich gründlich darauf vorbereiten können. Dies gilt auch für Führungskräfte, die nicht ständig am Stand sind, sondern an anderen Ständen und während der Veranstaltungen Kontakte zu Produktanbietern und anderen Geschäftspartnern knüpft.

Auch wenn Sie keinen Stand vor Ort haben und als Besucher zu einer Messe wollen, sollten Sie nicht spontan und unvorbereitet dort hingehen, sondern sich im Vorfeld darüber Gedanken machen, wen Sie dort treffen wollen, welche Themen Sie besonders interessieren und welche Ziele Sie mit einem Messebesuch verbinden. Neue Geschäftskontakte können Sie am leichtesten bei den Workshops und Vorträgen knüpfen, wo sich Fachbesucher treffen, die sich für die gleichen Themen wie Sie interessieren – so kommt am schnellsten ein Gespräch zustande. Wenig sinnvoll ist es dagegen, einfach planlos über das Messegelände zu streifen und auf den Zufall zu hoffen, um mit interessanten möglichen Geschäftspartnern ins Gespräch zu kommen.

Es versteht sich eigentlich von selbst, dass Ihre eigenen Unterlagen tipptopp sein müssen – wenn es Ihnen erst zwei Tage vor Beginn einer Veranstaltung einfällt, dass Sie neue Visitenkarten oder gar Firmenprospekte brauchen, werden Sie die Drucksachen wahrscheinlich erst zur nächsten Messe verwenden können.

Kontakte planen

Nehmen Sie rechtzeitig mit dem Veranstalter der jeweiligen Messe Kontakt auf und versuchen Sie so herauszufinden, welche Firmen auf der Messe vertreten sein werden. Da es weder sinnvoll noch zeitlich möglich sein wird, die Stände aller Aussteller aufzusuchen und mit den Mitarbeitern ins Gespräch zu kommen, ist es wichtig, bereits vorher festzulegen, wen Sie unbedingt besuchen wollen und natürlich auch, welche Termine und Veranstaltungen für Sie besonders wichtig sind.

Vielleicht ergibt es sich auch im Vorfeld einer Fachmesse, dass bei Geschäftskontakten das Gespräch auf die jeweilige Veranstaltung kommt – nutzen Sie diese Gelegenheit und verabreden Sie sich zu einem intensiveren Meinungsaustausch auf der Messe. Die im Vergleich zum Büro dort doch relativ lockere Atmosphäre und die Möglichkeit, sich ohne große Umstände zu einem Kaffee oder Imbiss zusammenzusetzen, bieten die Möglichkeit, mit Menschen ins Gespräch zu kommen, mit denen man sonst einen eher distanzierten Umgang pflegt.

Vielleicht gelingt es Ihnen im Vorfeld ja auch, einen Gesprächstermin mit dem Vertriebsvorstand eines Unternehmens zu bekommen, dessen Angebote Sie interessieren. Auf der Messe wird er wahrscheinlich zumindest zeitweilig physisch anwesend sein – diese Chance sollten Sie nutzen. Das Gleiche gilt natürlich auch für andere mögliche Geschäftspartner.

Nachbereitung gestalten

Nach einer Messe ist indes noch nicht alles vorbei. Wahrscheinlich werden Sie einen Stapel von Visitenkarten mit nach Hause nehmen. Diese sollten Sie nicht einfach in eine Schublade legen und dort verstauben lassen, sondern sie zur Nachbereitung Ihres Messebesuchs nutzen. Falls Sie Ihren Gesprächspartner vorher noch nicht kannten, ist es am besten, wenn Sie sich noch während der Messe auf der Rückseite der Karte notieren, wann Sie ihn getroffen haben und vielleicht ein Stichwort, an das Sie nach der Messe anknüpfen können. Rufen Sie ihn an und schlagen Sie ihm vor, den Kontakt zu vertiefen, indem Sie sich beispielsweise zu einem weiteren Gespräch über die Einzelheiten der auf der Messe angesprochenen möglichen Zusammenarbeit treffen.

Wenn Sie angeboten oder versprochen haben, nähere Informationen zu einem Thema oder über Ihr Unternehmen zu schicken, sollten Sie das nach Ihrer Rückkehr nicht auf die lange Bank schieben. Wenn Sie zu lange damit warten, hat Ihr möglicher neuer Geschäftspartner Sie schon wieder vergessen und die gesamte Mühe war umsonst.

Aber auch Kontakte mit bereits vorher bekannten Geschäftspartnern sollten Sie nachbereiten, indem Sie diese als Anlass nehmen, anzurufen und sich für das nette Gespräch zu bedanken. Insbesondere dann, wenn Sie sich vorher kaum oder gar nicht kannten, ist die persönliche Begegnung auf einer Messe eine hervorragende Möglichkeit, Geschäftskontakte zu intensivieren und darauf aufzubauen.