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Thema der Woche 39. KW 2011

Flexible Arbeitswelt: Abschied vom Büro?

von Kirstin von Elm, Fachjournalistin für Wirtschaftsthemen, Mönkeberg

Die Arbeit in befristeten Projekten und wechselnden Projektteams wird für immer mehr Mitarbeiter der Normalfall. Moderne Informationstechnologie macht feste Arbeitsplätze zunehmend entbehrlich. Konzerne wie Siemens oder Swisscom testen neue flexible Bürokonzepte. Die bergen Chancen – auch für den Mittelstand.

Dank moderner IT sind viele jobrelevante Informationen heute mobil jederzeit und fast überall abzurufen. Auch Dokumente können mobil via Webbrowser bearbeitet werden. Viele Aufgaben sind deshalb nicht länger an einen festen Bürostandort gebunden, sondern von nahezu überall möglich: Zuhause, im Zug, am Flughafen, im Hotel oder auch vor Ort beim Kunden. Davon profitieren insbesondere Mitarbeiter, die viel auswärts arbeiten, beispielsweise Vertriebsmitarbeiter, Berater, Servicetechniker oder auch Kollegen, die in standortübergreifenden Projekten eingebunden sind.

Wichtige Vorteile auf einen Blick:

  • Work-Life-Balance: Einen Teil ihrer Arbeit können die Mitarbeiter von zu Hause aus erledigen. Außerdem entfallen ggf. lange Anfahrtszeiten ins Büro und ein Teil der Reisezeit. Das fördert die Arbeitszufriedenheit und reduziert Stress und damit auch stressbedingte Erkrankungen.
  • Kosten: Unternehmen sparen Reisekosten und Raumkosten. Es fallen weniger Dienstreisen an und es werden weniger Schreibtische/Büroräume benötigt. Auch der Krankenstand sinkt oft (siehe Work-Life-Balance).
  • Motivation: Modernes und flexibles Arbeiten in einem zeitgemäßen und kommunikativen Umfeld fördert das Betriebsklima und die Zufriedenheit der Mitarbeiter.
  • Produktivität: Die Mitarbeiter können ihre Zeit effizienter nutzen. Dokumente können beispielsweise jederzeit und von überall bearbeitet werden – nicht erst, wenn man an den Schreibtisch zurückkehrt. Das beschleunigt viele Arbeitsprozesse.

Aufgrund dieser Vorteile testen immer mehr Unternehmen neue flexible Bürokonzepte. Zu den Vorreitern in Deutschland gehört der Technologiekonzern Siemens. Das flexible Arbeitskonzept "Siemens Office" ist nach Unternehmensangaben bereits an ausgewählten Standorten auf der ganzen Welt umgesetzt, darunter zum Beispiel Düsseldorf, Wien, Prag, Moskau, Toronto und Washington. Es soll in den nächsten Jahren schrittweise ausgebaut werden. Das Konzept umfasst sowohl stationäre als auch mobile Arbeitsplätze.

So funktioniert die flexible Arbeitswelt bei Siemens:

  • Home-Zone Mitarbeiter, die nur im Haus arbeiten, nutzen weiterhin stationäre Arbeitsplätze, die in der sogenannten Home-Zone zusammengefasst sind (kaufmännische Funktionen, Teamassistenz). Die Home-Zone bildet das Herzstück jeder Abteilung, wo die mobile Truppe auf vertraute Gesichter trifft.
  • Desk-Sharing-Zone: Wer häufig an wechselnden Arbeitsplätzen (im Haus und außerhalb) arbeitet, nutzt dazu wechselnde Schreibtische in der Desk-Sharing-Zone. Diese gruppiert sich räumlich jeweils um die Home-Zone einer Abteilung und besteht aus verschiedenen, unterschiedlich zu nutzenden Bereichen. Neben höhenverstellbaren Schreibtischen gibt es hier auch ruhige Besprechungsräume und einen Meet & Talk-Bereich für informelle Gespräche.
  • Persönliche Ausstattung: Jeder Desk-Sharer verwahrt seine persönlichen Unterlagen und Arbeitsmaterialien in einem Rollcontainer und/oder Schließfach.  Schreibtische werden stets leer und aufgeräumt hinterlassen. Jeder Schreibtisch ist mit einem Netzwerkkabel ausgestattet. Die Mitarbeiter telefonieren über ihren Laptop (Voice over IP). Wer gerade nicht im Büro ans Firmennetz angeschlossen ist, erhält Anrufe auf sein Mobiltelefon weitergeleitet. Gedruckt wird bei Bedarf an zentralen Multifunktionsdruckern. Jeder Mitarbeiter kann seine eigenen Druckaufträge an jedem Gerät mit seinem persönlichen Mitarbeiterausweis abrufen.

Fazit:

Eine moderne flexible Arbeitskultur bietet viele Vorteile. Neben der technischen Ausstattung verlangt das mobile Arbeiten jedoch nach der passenden Organisations- und Führungsstruktur. Die Unternehmenskultur muss von Vertrauen und Eigenverantwortung geprägt sein, die Mitarbeiter brauchen klare Zielvorgaben. Die Einführung solcher Modelle muss deshalb durch professionelles Change Management intensiv begleitet werden. Auch der Betriebsrat ist in jedem Fall einzubinden, um arbeitsrechtliche Vorschriften einzuhalten (beispielsweise Arbeitszeitregelungen, Ruhezeiten und Datenschutz).