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Thema der Woche 46. KW

Alte Lohnsteuerkarte hat ausgedient

von Christian Ollick, Dipl.-Finanzwirt (FH)

Mit dem Jahreswechsel ändert sich auch das Verfahren hinsichtlich der Lohnsteuerkarte. Ab dem 1. Januar 2011 wird die Kartonkarte schrittweise durch eine elektronische Version ersetzt. Vor allem der elektronische Lohnsteuerabzug soll zu etlichen Erleichterungen führen.

Lohntüte, Stechuhr und Lohnsteuerkarte scheinen Anachronismen einer längst vergangenen Zeit zu sein. Zumindest die Lohnsteuerkarte hat sich aber bis in unser heutiges Zeitalter herüberretten können. Doch nun ist endgültig Schluss mit der Papierkarte, die Lohnsteuerkarte 2010 ist die letzte ihrer Art. Nach 85 Jahren wird sie durch ein elektronisches Verfahren ersetzt.

Die Abschaffung der Papierlohnsteuerkarte kommt nicht überraschend. Bereits im Jahr 2005 wurden die Arbeitgeber verpflichtet, die Eintragungen auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte (Arbeitslohn, einbehaltene Lohnsteuer usw.) elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln. Die künftige elektronische Bereitstellung der Vorderseite (Steuerklasse, Freibeträge usw.) ist daher nur die logische Konsequenz auf dem Weg zu einem vollelektronischen Verfahren. Ist die Umstellungsphase erst einmal überwunden, wird der Lohnsteuerabzug für Arbeitgeber und Arbeitnehmer komfortabler sein.

Vorderseite der Karte wird elektronisch

Alle Eintragungen auf der Vorderseite der bisherigen Papierlohnsteuerkarte werden künftig in einem elektronischen Datenpool der Finanzverwaltung zusammengeführt (ELStAM-Datenbank). Hierzu gehören unter anderem:

Die Lohnbuchhaltungsprogramme des Arbeitgebers sollen diesen Datenpool der Finanzverwaltung künftig nutzen können.

Abruf der lohnsteuerlichen Merkmale ab 2012

Nach den Plänen des Gesetzgebers werden Arbeitgeber ab dem 01.01.2012 erstmalig verpflichtet, die lohnsteuerlichen Merkmale elektronisch abzurufen. Ist der Arbeitgeber entsprechend registriert und sind die beschäftigen Arbeitnehmer angemeldet, können die Lohnsteuerabzugsmerkmale der betroffenen Arbeitnehmer online angefordert und der Berechnung der einzubehaltenden Lohnsteuer zugrunde gelegt werden.

Details zum erstmaligen Abruf wird das Bundesfinanzministerium mit einem eigenen Schreiben bekanntgeben, mit dessen Veröffentlichung wohl noch vor Jahreswechsel zu rechnen ist.

Übergangszeitraum 2011

Da das elektronische Verfahren erst zum 01.01.2012 in Kraft tritt, gilt die Lohnsteuerkarte 2010 zunächst für das Jahr 2011 fort. Bisher konnte der Arbeitgeber die Lohnsteuerkarte vernichten, wenn er darauf keine zu bescheinigenden Lohndaten eingetragen hatte (z.B. wegen elektronischer Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung). Für die Lohnsteuerkarte 2010 gelten andere Regeln: Wegen ihrer zweijährigen Geltungsdauer darf sie auf keinen Fall in den Müll wandern. Der Arbeitgeber muss die Karte bis zur erstmaligen Anwendung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale in 2012 aufbewahren.

Er kann dem Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte 2010 aber während des Jahres 2011 vorübergehend aushändigen, wenn der Arbeitnehmer beim Finanzamt Änderungen vornehmen lassen will. Auch nach Beendigung eines Dienstverhältnisses darf er die Karte herausgeben.

Haftungsfalle: Die Merkmale der Lohnsteuerbescheinigung 2010 muss der Arbeitgeber auch in 2011 weiterhin bei der Lohnsteuerbesteuerung zugrunde legen (Lohnsteuerkartenprinzip!). Hält er sich nicht an die Eintragungen und behält er zu wenig Lohnsteuer ein, macht er sich haftbar (§ 42d Abs. 1 Nr. 1 EStG).

Freibeträge und Steuerklassen bleiben gleich

Alle eingetragenen Merkmale wie die Steuerklasse, Kinderfreibeträge sowie eingetragene Verluste behalten in 2011 weiterhin ihre Gültigkeit. Es ist daher kein neuer Gang zum Finanzamt nötig, sofern die Merkmale aus 2010 unverändert in 2011 fortgelten sollen.

Der Arbeitnehmer muss die Lohnsteuerkarte jedoch ändern lassen, wenn die Steuerklasse oder die Zahl der Kinderfreibeträge auf der Lohnsteuerkarte von den Verhältnissen zu Beginn des Kalenderjahres zu seinen Gunsten abweicht (§ 39 Abs. 4 Satz 1 EStG).

Praxistipp: Freibeträge nach § 39a EStG (z.B. erhöhte Werbungskosten) fallen zwar nicht unter diese Anzeigepflicht, eine Änderung ist jedoch angeraten. Werden Freibeträge aus 2010 im Jahr 2011 unverändert fortgeführt, obwohl sie gar nicht mehr zu gewähren sind, wird zwar zunächst weniger Lohnsteuer einbehalten. Im späteren Einkommensteuerbescheid für 2011 (es gilt Pflichtveranlagung!) ist dann allerdings mit einer hohen Steuernachzahlung zu rechnen.

Änderungsbedarf in 2011

Zum Finanzamt oder zur Gemeinde? Diese Frage stellte sich bisher, wenn es um die Änderung der Lohnsteuerkarte ging. Wege zur falschen Behörde bleiben künftig erspart: Für Eintragungen, die ab dem 01.01.2011 wirksam werden, ist künftig nur noch das Finanzamt zuständig. Die Finanzbeamten werden ab 2011 daher auch Kinder unter 18 Jahren auf der Lohnsteuerkarte eintragen oder die Steuerklassen ändern.

Beispiel: Die Eheleute Rosenblatt wollen ihre Steuerklassenkombination ab Januar 2011 von IV/IV auf III/V ändern lassen, da die Ehefrau aufgrund einer Teilzeitbeschäftigung weniger verdient und die neue Kombination günstiger ist.

Lösung: Das Finanzamt ist für den Steuerklassenwechsel zuständig, da dieser erst ab 2011 wirksam wird.

Erstmaliges Ausbildungsverhältnis in 2011

Wer im Jahr 2011 erstmalig als (lediger) Schüler ein Ausbildungsdienstverhältnis beginnt (z.B. ein duales Studium), erhält von der Gemeinde keine neue Lohnsteuerkarte. Aus Vereinfachungsgründen muss er sich auch keine Ersatzbescheinigung besorgen. Es genügt, wenn er seinem Arbeitgeber seine Identifikationsnummer sowie Geburtsdatum und Religionszugehörigkeit mitteilt und schriftlich bestätigt, dass es sich um sein erstes Dienstverhältnis handelt. Liegen diese Angaben vor, darf der Arbeitgeber für den Auszubildenden die Steuerklasse I zugrunde legen und den Lohnsteuerabzug ohne eine Ersatzbescheinigung vornehmen.