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Thema der Woche 49. KW 2011

ELENA passé: Meldepflicht endet sofort

Das Gesetz, mit dem das ELENA-Verfahren beendet wird, wurde am 2.12.2011 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht. Entsprechend der gesetzlichen Vorgaben traten am Folgetag, dem 3.12.2011, die ELENA-Regelungen außer Kraft.

Durch das "Gesetz zur Änderung des Beherbergungsstatistikgesetzes und des Handelsstatistikgesetzes sowie zur Aufhebung von Vorschriften zum Verfahren des Elektronischen Entgeltnachweises" sind alle Meldepflichten im Zusammenhang mit dem ELENA-Verfahren mit Wirkung ab 3.12.2011 getilgt - es herrscht nun der Zustand, wie er vor dem ELENA-Verfahren war.

ELENA scheiterte an Verbreitung der Sicherheitssysteme

Der Grund für diesen "Rückschritt" ist die fehlende Verbreitung der qualifizierten elektronischen Signatur. Diese ist für die hohen Sicherheitsstandards, die in dem ELENA-Verfahren eingehalten werden sollten, erforderlich, konnte unter den Anwendern aber nicht mit Erfolg verbreitet werden.

Arbeitgeber wurden vorab per E-Mail informiert

Ab 3.12.2011 entfällt nun die Arbeitgeberpflicht, monatliche Meldungen im ELENA-Verfahren an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) zu erstatten. Die ZSS als Datenannahmestelle ist bereits offline und von externen Stellen nicht mehr erreichbar. Dies betrifft sowohl den E-Mail-Server wie auch den Kommunikationsserver im eXTra-Verfahren. Die Hersteller von Entgeltabrechnungsprogrammen wurden von der ZSS gebeten, die Arbeitgeber über die jeweils vom eingesetzten Programm erforderlichen Schritte zu informieren. Teilweise werden Updates erforderlich sein, manchmal genügt auch eine Einstellung in den Arbeitgeber-Stammdaten, um die Software der geändeten Situation anzupassen.

Auch die Arbeitgeber wurden im Vorfeld von der Einstellung des ELENA- Verfahrens durch die ZSS per E-Mail informiert. Der nun feststehende konkrete Einstellungstermin der Meldeübermittlung wurde mit einer weiteren Mail kommuniziert. Das ELENA-Verfahren wurde von einem Hotline-Service für Arbeitgeber begleitet. Am 01.12.2011 wurde dieser Service von einer allgemeinen Hotline abgelöst, die unter 01805 35362-0 (einfacher zu merken: 01805 ELENA-0) weiterhin erreichbar ist:

Montag - Donnerstag von 08:00 - 20:00 Uhr bzw.
Freitag von 08:00 - 12:00 Uhr

Wichtig: Fragen zum Umgang mit der Entgeltabrechnungssoftware können über die Software nicht beantwortet werden - dies kann nur über den jeweiligen Anbieter geklärt werden.

Daten werden sicher gelöscht

Nachdem der ELENA-Service abgeschaltet wurde, soll bis zum 10.12.2011 die Löschung der Schlüsseldateien erfolgen. Dadurch wird eine Entschlüsselung unmöglich, die bisher gemeldeten und gespeicherten Daten sind dann nicht mehr lesbar. Anschließend sollen die eigentlichen ELENA- Daten bei der ZSS in Würzburg gelöscht werden, was aufgrund der Komplexität der Schutz- und Speichermechanismen der speziell für ELENA geschaffenen Prozesse einige Zeit in Anspruch nehmen wird.

An Erleichterung des Meldeverfahrens wird weiter gearbeitet

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales will ein Konzept erarbeiten, wie die bereits bestehende Infrastruktur des ELENA-Verfahrens und das erworbene Know-how in Zukunft für ein einfacheres und unbürokratischeres Meldeverfahren in der Sozialversicherung genutzt werden können.