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Top-Thema 10 / 2012

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Mindestanforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Von Dipl.-Finanzwirt Werner Becker

Der gesetzlich nicht bestimmte Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist mittlerweile durch den BFH dahingehend präzisiert, dass die Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre Richtigkeit hin überprüfbar sein müssen. Dies erfordert, dass insbesondere Datum und Ziel der jeweiligen Fahrten auszuweisen sind. Es reicht nach der kürzlich veröffentlichten Entscheidung des BFH v. 01.03.2012 – VI R 33/10 nicht aus, wenn als Fahrtziele jeweils nur Straßennamen angegeben sind, auch wenn diese Angaben anhand nachträglich erstellter Auflistungen präzisiert werden.

Das "Dilemma" ist bekannt: Nach einem stressigen Arbeitstag sollen auch noch die Eintragungen im Fahrtenbuch ordnungsgemäß vorgenommen werden. Da passiert es schon einmal, dass die Eintragungen nicht zeitnah erfolgen, d.h. das Fahrtenbuch wird "nachgeschrieben", oder es werden keine exakten Angaben zu den Kilometerständen, Fahrtrouten oder aufgesuchten Geschäftspartnern bzw. Kunden, etc. gemacht.

Hintergrund der ganzen "Schinderei" ist, dass die unentgeltliche oder verbilligte Überlassung eines Dienstwagens auch zur privaten Nutzung beim Arbeitnehmer einen als Lohnzufluss zu erfassenden Nutzungsvorteil begründet (§ 19 Abs. 1 Nr. 1 i.V.m. § 8 Abs. 1 EStG). Dieser "geldwerte Vorteil" ist nach der sog. "1 %-Regelung" zu bewerten, sofern nicht das Verhältnis der privaten Fahrten zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen wird (§ 8 Abs. 2 Sätze 2 bis 4 i.V.m. § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG). Da die "1 %-Regelung" den Nutzungsvorteil pauschaliert erfasst, ist diese Methode regelmäßig ungünstiger als die Fahrtenbuchmethode.

In einem an den BFH herangetragenen Fall begehrte der Arbeitgeber im Rahmen des Lohnsteuerabzugs, den für die Dienstwagenüberlassung beim Arbeitnehmer anzusetzenden geldwerten Vorteil nicht mit der "1 %-Regelung", sondern auf Grundlage der vom Arbeitnehmer geführten Fahrtenbücher zu versteuern. Die Fahrtenbücher wiesen allerdings neben dem jeweiligen Datum zumeist nur Ortsangaben auf (z.B. "F – A-Straße - F", "F – B-Straße - F"), gelegentlich auch die Angaben von Kunden (z.B. "F - XY - F", "Firma - Z - F") oder Angaben zum Zweck der Fahrt (z.B. "F – Tanken - F"), außerdem den Kilometerstand nach Beendigung der Fahrt und die jeweils gefahrenen Kilometer. Diese Angaben ergänzte der Arbeitgeber durch eine nachträglich erstellte Auflistung, die er auf der Grundlage eines vom Arbeitnehmer handschriftlich geführten Tageskalenders gefertigt hatte. Die Auflistung enthielt Datum, Standort und Kilometerstand des Fahrzeugs zu Beginn der Fahrt, sowie den Grund und das Ziel der Fahrt.

Während das FG das Fahrtenbuch noch als ordnungsgemäß ansah, hat der BFH auf die Revision des Finanzsamts hin die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs verneint. Als Begründung führen die Münchener Richter aus, dass die Fahrten nicht vollständig aufgezeichnet sind.

Eine solche vollständige Aufzeichnung verlangt nach der Urteilsbegründung grundsätzlich Angaben zu Ausgangs- und Endpunkt jeder einzelnen Fahrt im Fahrtenbuch selbst. Dem genügten die vorliegenden Angaben nicht, da sich aus ihnen weder die Zieladresse noch der konkret besuchte Kunde ergaben. Soweit im Fahrtenbuch jeweils als Ausgangspunkt "F"als Kürzel für die Firma, nämlich der Betriebssitz des Arbeitgebers, angegeben ist, genügt dies zwar zur Konkretisierung. Soweit allerdings als Endpunkt der Fahrt jeweils nur eine Straße bezeichnet, aber weder Hausnummer noch Name des dort besuchten Kunden oder Unternehmens angegeben ist, ist allein dadurch das Fahrtziel nicht hinreichend präzise bestimmt.

Bei dieser Art der Aufzeichnung sind weder Vollständigkeit noch Richtigkeit der Eintragungen gewährleistet. Angesichts dessen kann es auch nicht ausreichen, die fehlenden Angaben durch eine erst nachträglich erstellte Auflistung nachzuholen. Denn auch in ihr lässt sich unter Hinzuziehung der angegebenen Gesamtkilometer für solche Fahrten das Fahrtziel nicht konkretisieren, sondern lediglich der Umkreis bestimmen, in dem der mögliche Kunde oder Geschäftspartner ansässig ist und hätte besucht werden können.

Fazit:

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss insbesondere Datum und Ziel der jeweiligen Fahrten aufweisen. Dem ist nicht entsprochen, wenn als Fahrtziele jeweils nur Straßennamen angegeben sind und diese Angaben erst mit nachträglich erstellten Auflistungen präzisiert werden.

Zwar kann ein Fahrtenbuch trotz kleinerer Mängel ordnungsgemäß sein, wenn es noch eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dort getroffenen Angaben bietet und der Nachweis des zu versteuernden privaten Anteils an der Gesamtfahrleistung möglich ist. Sind jedoch Anfangs- und Endpunkte der Fahrten nicht hinreichend bestimmt, so können diese fehlenden Angaben nicht nachträglich zusammengestellt werden, denn diese für ein Fahrtenbuch essenziellen Angaben sind im Fahrtenbuch selbst zu machen und nicht in einer weiteren und nachträglich erstellten Auflistung.

Betroffene Arbeitnehmer sind daher gut beraten, sich Zeit für die Eintragungen im Fahrtenbuch zu nehmen, dieses präzise zu führen und die von der Rechtsprechung aufgestellten Kriterien zu beachten. Dazu gehört selbstverständlich auch, dass handschriftliche Aufzeichnungen für einen Dritten lesbar sein müssen (BFH, 14.03.2012 – VIII B 120/11). Ansonsten laufen Arbeitnehmer Gefahr, dass das Finanzamt trotz der Vorlage des Fahrtenbuchs die regelmäßig ungünstigere "1 %-Regelung" anwendet. Gleiches gilt im Übrigen auch für die Privatnutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG durch einen Unternehmer.