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Top-Thema 10/2013

Wissen weitergeben: Fit für die nächste Generation?

Mit den „Babyboomern“ verabschiedet sich in den nächsten Jahren eine geburtenstarke Generation von erfahrenen Mitarbeitern in den Ruhestand. Ihr Wissen und ihre Erfahrungen für das Unternehmen zu bewahren, wird zur wichtigen Managementaufgabe. Am besten setzen Unternehmen dabei auf Methoden, die auch zur jungen Generation der „Digital Natives“ passen.

Die Zahlen sprechen für sich: In den USA scheiden in den kommenden Jahren täglich rund 10.000 Beschäftigte der Jahrgänge 1945 bis 1962 aus dem Berufsleben aus. Ähnlich sieht es in vielen westlichen Industrienationen aus. In Deutschland sind bereits über 30 Prozent der Erwerbsbevölkerung älter als 50 Jahre – eine Alterstruktur, die sich in der Belegschaft vieler Unternehmen widerspiegelt und in den kommenden Jahren zu vielen Abgängen führen wird.

Das Problem:

Mit dem Abschied langjähriger Mitarbeiter aus dem Betrieb, droht ein empfindlicher Verlust an Erfahrungswissen. Denn in den Köpfen ihrer berufserfahrenen Spezialisten und Experten steckt oft eine spezifische Kombination aus umfangreichem Faktenwissen plus langjährig erworbener Methoden- und Handlungskompetenz. Besonders deutlich wird das beispielsweise in

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mittelständischen IT- oder Entwicklungsabteilungen, wo oft nur einzelne Mitarbeiter in der Lage sind, bestimmte Programme oder Maschinen zu steuern, zu warten, Fehler zu beheben oder

Detailfragen von Kunden oder Anwendern zu beantworten. Aber auch in vielen anderen Branchen und Funktionsbereichen gilt: Scheiden erfahrene Mitarbeiter aus, hinterlassen sie oft schwer zu

schließende Wissenslücken.

Die Gegenstrategie:

Um geschäftsschädigende Wissensverluste im Zuge des demografischen Wandels zu vermeiden, sollten Unternehmer vorhandenes Wissen aktiv managen. Das empfiehlt sich nicht nur im Hinblick auf altersbedingt ausscheidende Mitarbeiter sondern auch auf die nachrückenden Fachkräfte der Generation Y (also die heute 20- bis 30-Jährigen). Jung, selbstbewusst, gut ausgebildet und mit Smartphone und Internet aufgewachsen, werden sie die Arbeitswelt und den Büroalltag prägen und verändern: Flexible Arbeitszeiten, Home Office und die ortsungebundene Zusammenarbeit von Angestellten und Freiberuflern in wechselnden Projektteams lösen mit dem beruflichen Aufstieg der Generation Y gerade in wissensbasierten Branchen klassische Nine-to-Five-Jobs zunehmend ab. Das Wissen der einzelnen Mitarbeiter in strukturierter Form zentral und unabhängig vom Standort für alle verfügbar zu machen, ist in diesem Arbeitsumfeld besonders wichtig für reibungslose, effiziente Abläufe.

So holen Sie das Wissen aus den Köpfen:

  1. Identifizieren Sie Wissensträger im Unternehmen. Wen fragen die Kollegen bevorzugt bei welchem Problem? Wer gilt als Experte oder übernimmt Verantwortung – möglicherweise auch außerhalb seines eigentlichen Aufgabengebietes?

  2. Sorgen Sie für eine sorgfältige Dokumentation: Egal, ob es sich um Entwicklungsschritte eines Produktes, die Reparatur einer Maschine oder einen bestimmten Service für einen langjährigen Kunden handelt – der oder die zuständigen Mitarbeiter sollten die erforderlichen Arbeitsschritte schriftlich (und ggf. auch mit Fotos, Zeichnungen) festhalten. Dazu gehören beispielsweise auch vollständige Kontaktdaten von Ansprechpartnern und besondere Wünsche oder Probleme des Kunden.

  3. Fördern Sie den informellen Austausch: Insbesondere kreative und wissensbasierte Branchen leben von Kommunikation. Dafür sollte Platz – aber vor allem auch Zeit sein.

  4. Entwickeln Sie Methoden für den strukturierten Wissensaustausch. Beispiele: Wer ein Projekt abgeschlossen oder eine Weiterbildung absolviert hat, berichtet darüber abschließend – z.B. Meeting, interner Newsletter, Mitarbeiterzeitschrift - und fasst übertragbare Ergebnisse/Lernfortschritte zusammen. Mitarbeiter werden beauftragt, bestimmte Wissensgebiete (Märkte, Technologien) zu beobachten und regelmäßig über aktuelle Entwicklungen zu berichten. Neue Mitarbeiter erhalten einen Mentor an die Seite gestellt. Mitarbeiter aus Fachabteilungen (z.B. IT, Personal, Controlling) absolvieren zum gegenseitigen Erfahrungsaustausch Tages- oder Wocheneinsätze im Kerngeschäftsbereich (z.B. Verkauf, Entwicklung, Produktion).

Tools für den Wissensaustausch:

Webbasierte Informations- und Kommunikationsplattformen können den internen Wissensaustausch erheblich fördern. Mittlerweile ist eine Vielzahl unterschiedlicher Business-Applikationen für die virtuelle Zusammenarbeit, für Projektmanagement, Unternehmens-Wikis- und -Blogs oder soziale Unternehmensnetzwerke als kostengünstige Mietlösung verfügbar. Produkte wie Google Apps, Yammer, Jive, Projectplace, Basecamp oder Asana erfordern keine aufwendige Installation und sind schnell und einfach per PC, Laptop oder Smartphone zu nutzen. Einen positiven Effekt auf die Wissenskultur im Unternehmen haben diese Werkzeuge jedoch nur, wenn sie aktiv von vielen Mitarbeitern und vom Management genutzt werden. Dies erfordert die passende Einführungsstrategie.

Autorin: Dipl. Kffr. Kirstin von Elm, Fachjournalistin für Wirtshaftsthemen, Mönkeberg
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