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Die Betriebsprüfung der Sozialversicherung

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04 / 2014

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02 / 2014

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01 / 2014

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12 / 2013

Rechtsformzusatz bei Ihrer Werbung nicht vergessen!

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SEPA: Enspurt oder alles im Plan?

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Entgeltbescheinigungsverordnung - neue Regeln für den Gehaltszettel

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Top-Thema 10/2014

Die Betriebsprüfung der Sozialversicherung

Die Arbeitgeber nehmen eine ganze Reihe von Aufgaben für die gesetzliche Sozialversicherung war. Sie beurteilen die Versicherungspflicht und -freiheit, berechnen die Beiträge und geben die notwendigen Meldungen ab.

Diese Tätigkeiten sind sowohl für den einzelnen Arbeitnehmer, als auch für die Sozialversicherungsträger insgesamt von großer Bedeutung, da insbesondere der Krankenversicherungsschutz, die Absicherung bei Arbeitslosigkeit und die Höhe der späteren Rentenzahlung davon abhängen.

Deshalb wird diese "Auftragstätigkeit" des Arbeitgebers regelmäßig vom Prüfdienst der gesetzlichen Rentenversicherung überwacht. Diese nimmt die Prüfung grundsätzlich für alle Versicherungszweige vor. Die gesetzliche Unfallversicherung hat allerdings ergänzend noch ein eigenes Prüfrecht.

Prüfung mindestens alle vier Jahre

Durchgeführt wird die Prüfung spätestens alle vier Jahre, so dass ein Beitragsverlust aufgrund von Verjährung nicht eintreten kann. Grundsätzlich wird die Prüfung rechtzeitig schriftlich angekündigt, sie kann aber auch - entweder in Absprache mit dem Arbeitgeber oder bei Verdacht auf Beitragshinterziehung - kurzfristig bzw. ohne Ankündigung erfolgen.

Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit an der elektronischen Betriebsprüfung teilzunehmen. Dazu werden nach Absprache mit dem Prüfdienst die relevanten Daten auf elektronischem Wege vorab übermittelt. Der Prüfer kann sich so bereits im Vorfeld ein Bild von möglichen Schwachstellen und Fehlern machen. So kann die Prüfung vor Ort wesentlich verkürzt werden oder sogar ganz entfallen. Die Teilnahme an der elektronischen Prüfung ist freiwillig.

Kombination mit Lohnsteueraußenprüfung möglich

Darüber hinaus kann der Arbeitgeber beantragen, dass die Prüfung der Rentenversicherung zusammen mit der Lohnsteueraußenprüfung des Finanzamtes durchgeführt wird. Ein entsprechender Antrag ist entweder beim Prüfdienst der Rentenversicherung oder beim Finanzamt zu stellen. Ein Rechtsanspruch auf eine gemeinsame Prüfung besteht aber nicht.

Im Rahmen der Prüfung nimmt der Prüfer Einsicht in die Entgeltabrechnungsunterlagen und die Personalunterlagen. Er kann auch Einsicht in die gesamte Buchführung verlangen, um so Zahlungen erkennen zu können, die fälschlicherweise nicht als Entgelt gebucht worden sind. Der Prüfer ist verpflichtet, sich den letzten Lohnsteuerprüfbescheid des Finanzamtes vorlegen zu lassen. Daraus kann er Feststellungen auch für die Sozialversicherungsbeiträge ableiten, wenn für bestimmte Zahlungen Lohnsteuern nacherhoben wurden.

Am Ende der Prüfung stehen ein Abschlussgespräch und der Prüfbericht. Darin sind detailliert die Feststellungen beschrieben und eventuelle Nachforderungen oder Gutschriften aufgeführt und erläutert. Der Prüfer kann auch Auflagen machen, etwa zur Art und Weise der Dokumentation. Der Prüfbericht wird an die betroffenen Krankenkassen geschickt, die dann die nachgeforderten Beiträge einziehen bzw. Gutschriften erstatten. Diese überwachen auch, ob notwendige Meldungen vom Arbeitgeber abgegeben werden, wenn diese nicht bereits während der Prüfung erstellt wurden.

Rechtsmittel

Gegen den Prüfbescheid kann sich der Arbeitgeber mit dem Widerspruch wehren. Zuständig dafür ist der Rentenversicherungsträger. Wird dem Widerspruch im verwaltungsinternen Widerspruchsverfahren nicht abgeholfen, steht der Weg zu den Sozialgerichten offen. Widerspruch und Klage haben aber keine aufschiebende Wirkung, die Nachforderung muss im Regelfall also zunächst beglichen werden.