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Entgeltbescheinigungsverordnung - neue Regeln für den Gehaltszettel

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Top-Thema 6/2013

Entgeltbescheinigungsverordnung - neue Regeln für den Gehaltszettel

Zum Juli tritt die neue Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) in Kraft. Das kann - je nach bisheriger Verfahrensweise - erhebliche Auswirkungen auf die Arbeitspraxis in den Unternehmen haben.

Seit längerem besteht bereits eine Entgeltbescheinigungsrichtlinie, die aber keine verbindliche Vorgabe ist, sondern nur auf freiwilliger Basis von den Arbeitgebern umgesetzt werden konnte.

Diese Richtlinie wird durch die neue Verordnung abgelöst. Damit werden die dort geregelten Inhalte der Entgeltbescheinigung für die Unternehmen verpflichtend. Zugleich wird festgelegt, dass die Entgeltbescheinigung dem Beschäftigten in Textform, also nicht nur als elektronische Datei, zu übergeben ist.

Im Prinzip ist die EBV die Fortsetzung der gescheiterten Job-Card und des ebenso gescheiterten ELENA mit anderen Mitteln. Setzten diese Programme auf die elektronische Datenübermittlung vom Arbeitgeber an die öffentlichen Stellen, wird an diese Stelle nun - vorübergehend - wieder das Papier gesetzt. Ziel soll es sein, dass mit der vereinheitlichten Entgeltbescheinigung auf besondere Bescheinigungen einzelner Leistungsträger wie der Arbeitsagentur oder der Krankenkasse verzichtet werden kann. Ob das allerdings in der Praxis funktionieren wird, darf getrost bezweifelt werden.

Stattdessen arbeitet die Bundesagentur für Arbeit nach dem Ende von ELENA an einem Programm zur Übermittlung der Daten vom Arbeitgeber an die Arbeitsagentur - auf freiwilliger Basis. Parallel dazu versucht eine vom Bundesarbeitsministerium einberufene Arbeitsgruppe, das bestehende Meldeverfahren (DEÜV) zu analysieren und zu optimieren. Beide Projekte sollen 2014 erste Ergebnisse bringen.

Ob die EBV für die Unternehmen eine Verbesserung im Bescheinigungsdschungel der Sozialversicherungsträger und öffentlichen Kassen bringt, muss man abwarten. Zweifel sind allerdings angebracht. Denn zwar verpflichtet die Verordnung die Unternehmen, die vorgeschriebenen Inhalte und Regularien zu übernehmen, aber nicht die öffentlichen Institutionen auf ihre eigenen Vordrucke zu verzichten.

Die Inhalte

Die vorgeschriebenen Inhalte teilen sich in zwei Bereiche, nämlich die Grunddaten und die Entgeltbestandteile. Zu den Grunddaten gehören:

  • Name und die Anschrift des Arbeitgebers;
  • Name, die Anschrift und das Geburtsdatum des Arbeitnehmers;
  • Versicherungsnummer
  • Datum des Beschäftigungsbeginns;
  • ggf. Datum des Beschäftigungsendes;
  • Abrechnungszeitraum sowie die Anzahl der darin enthaltenen Steuertage und Sozialversicherungstage;
  • Steuerklasse, ggf. einschließlich des gewählten Faktors, Zahl der Kinderfreibeträge und Merkmale für den Kirchensteuerabzug sowie ggf. Steuerfreibeträge oder Steuerhinzurechnungsbeträge nach Jahr und Monat
  • Steuer-Identifikationsnummer;
  • Beitragsgruppenschlüssel
  • zuständige Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag;
  • ggf. Beitragszuschlag für Kinderlose in der Pflegeversicherung;
  • ggf. Merkmal für ein Beschäftigungsverhältnis in der;
  • ggf. Merkmal für eine Mehrfachbeschäftigung.

Werte, die sich auf die Höhe des Brutto- und des Nettoentgelts auswirken, werden zu den Entgeltbestandteilen gerechnet. Dazu  gehören alle also

  • Bezeichnung und Betrag sämtlicher Bezüge und Abzüge, einzeln nach Art aufgeführt und jeweils mit der Angabe, ob
    • sie sich auf den steuerpflichtigen Arbeitslohn, das Sozialversicherungsbruttoentgelt und das Gesamtbruttoentgelt auswirken und
    • ob es sich dabei um laufende oder einmalige Bezüge oder Abzüge handelt;

  • Saldo der Bezüge und Abzüge als
    • steuerpflichtiger Arbeitslohn, getrennt nach laufenden und sonstigen Bezügen und Abzügen,
    • Sozialversicherungsbruttoentgelt, gegebenenfalls abweichend je Versicherungszweig und getrennt nach laufenden und einmaligen Bezügen und Abzügen,
    • Gesamtbruttoentgelt ohne Trennung nach laufenden und einmaligen Bezügen und Abzügen;

  • gesetzliche Abzüge vom steuerpflichtigen Arbeitslohn und Sozialversicherungsbruttoentgelt, getrennt nach laufendem und einmaligem Bruttoentgelt
    • der Lohnsteuer, der Kirchensteuer und des Solidaritätszuschlages und
    • der Arbeitnehmerbeiträge zur gesetzlichen Kranken-, Renten-, und Pflegeversicherung, zur Seemannskasse sowie nach dem Recht der Arbeitsförderung;

  • Nettoentgelt als Differenz des Gesamtbruttoentgeltes und den gesetzlichen Abzügen;

  • Arbeitgeberzuschuss zu den Beiträgen zu einer freiwilligen oder privaten Kranken- und Pflegeversicherung sowie der Arbeitgeberanteil zu einer berufsständischen Versorgungseinrichtung und die Gesamtbeiträge für die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer, für die der Arbeitgeber die Zahlungsvorgänge für die Beiträge freiwillig übernimmt;

  • Bezeichnung und der Betrag weiterer Bezüge und Abzüge sowie Verrechnungen und Einbehalte, je einzeln nach Art, die sich nicht auf das Bruttoentgelt auswirken oder aber zum Gesamtbruttoentgelt beitragen, jedoch nicht an die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer ausgezahlt werden;

  • der Auszahlungsbetrag als Saldo aus dem Nettoentgelt, Zuschüssen und sonstigen Beträgen.

Zusätzlich ist noch im Detail geregelt, welche Beträge sich erhöhend, vermindernd oder neutral auf die Höhe des Bruttoentgelts auswirken, also z.B. Aufstockungsbeträge nach dem Altersteilzeit, Einstellung von Wertguthaben oder Entgeltumwandlungen.

Die Entgeltbescheinigung soll grundsätzlich monatlich erstellt werden. Eine Ausnahme ist aber zulässig, wenn sich im Vergleich zur vorherigen Abrechnung keine Änderung ergeben hat. Dann ist auf der nächsten auszustellenden Bescheinigung der Zeitraum anzugeben, für die keine Bescheinigung ausgestellt wurde. So soll eine lückenlose Dokumentation sichergestellt werden.

Gehaltsabrechnungsprogramme müssen spätestens zum 01.07.2013 die neuen Regelungen berücksichtigen.